eSocial – Especialista dá 5 dicas para não errar na Implantação

Encarado como a “Nova Era do DP” e atualmente em fase de testes, o eSocial vem para unificar informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, entre outras.

Com menos de quatro meses para vigorar, as organizações tiveram diferentes prazos para se adequar. Desde 2014, foram dois cronogramas divulgados pelo Comitê Diretivo do eSocial. O último e ainda vigente, postergou-o para janeiro/18.

Mesmo com toda complexidade e urgência para sua implantação, a Especialista em eSocial e autora de livros Zenaide Carvalho, alerta que a maioria das empresas ainda não está preparada. “Uma pesquisa recente da FENACON (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas), mostrou que só 4,4% das empresas estão aptas à implantar e operar o eSocial, e isso é muito preocupante, dado o curto prazo que resta”, cita.

A situação é alarmante também para escritórios contábeis. Uma pesquisa da própria Zenaide Carvalho, em setembro/2017, mostrou que 96% dos escritórios contábeis – que atendem a pequenas empresas, ainda não começaram a fazer testes do eSocial. A pesquisa foi feita com mais de 16 mil membros em um de seus grupos de estudo, no Facebook.

Além disso, o eSocial atuará como grande fiscalizador e garantirá o cumprimento da legislação. “Como faltam 4 meses para sua implantação, muitas questões que deveriam estar completamente resolvidas, ainda não foram nem revisadas”, lembra. Uma das multas que as empresas estão sujeitas, por exemplo, é para o caso de o empregador deixar de realizar algum dos exames médicos obrigatórios para o empregado. Nesse caso, o valor pode chegar a até R$ 4.025,33.

Para ajudar as empresas e profissionais a se prepararem, a Especialista Zenaide Carvalho lista cinco pontos importantes a serem revisados o quanto antes, confira.

1) RAT, FAP e CNAE Preponderante

Segundo a legislação previdenciária, a alíquota RAT pode ser de 1%, 2% ou 3%, conforme a atividade econômica preponderante da empresa, com base no CNAE.
Se a alíquota do RAT estiver errada ao ser enviada para o eSocial, segundo Zenaide, as informações serão rejeitadas. O mesmo ocorrerá com FAP e CNAE Preponderante. Por isso, deve-se revisar todas essas informações antes de enviá-las ao eSocial, evitando retrabalho em caso de erros.

“A multa para erros dessa natureza chega a até 225%, como informado pela Receita Federal em abril/17, durante o início da segunda etapa do Projeto Malha Fiscal da Pessoa Jurídica em 2017”, alerta.

2) Cargo versus CBO

A Especialista indica relacionar todos os cargos disponíveis na empresa de acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO). Isso porque as empresas deverão enviar uma lista com a tabela de cargos com seus respectivos códigos internos, além da CBO e o nome do cargo.

Mas nesse processo, de acordo com Zenaide, acontecem dois problemas: 1) várias empresas e até órgãos públicos não usam a CBO compatível com o nome do cargo. Por exemplo: Auxiliar Administrativo e Assistente Administrativo, na CBO, correspondem ao código básico 4110, mas há casos em que é usado o código 4110-05 para ambos, quando para o Assistente Administrativo o código da CBO completo é 4110-10. Para resolver isso, Zenaide sugere o seguinte: com a lista de todos os cargos da empresa em mãos, conferir cada um e alinhar de acordo com a lista oficial do Ministério do Trabalho, que pode ser consultado no site www.mtecbo.gov.br.

A Especialista lembra outro detalhe não tão grave, mas não menos importante sobre o assunto: algumas empresas nomeiam seus colaboradores com a nomenclatura de cargos que são específicos para pessoas com nível superior, sem que tenham graduação.

Nesse caso, Zenaide indica que é importante atentar se a profissão em questão é regulamentada. Por exemplo: um Administrador precisa, necessariamente, segundo o Conselho de Administração, ser registrado como tal. Caso o profissional não possua registro, não se deve usar a nomenclatura.

3) Contrato de Estágio

A Lei do Estágio (11.788/08) reza que, para que a empresa possa ter um estagiário de nível superior em determinada área, é necessário que haja pelo menos um supervisor formado ou com experiência profissional para gerenciar o estagiário em questão.

Este é um ponto nos contratos de estágios que deve ser revisado atentamente, recomenda Zenaide, pois é um evento que será informado no cadastro do estagiário no eSocial.

E lembra: quem informa ao eSocial sobre a situação dos estagiários não é o agente de integração, quando houver, mas a parte concedente do estágio.

4) SST: Segurança e Saúde no Trabalho

Os laudos de SST fazem parte dos pontos críticos de preparação para o eSocial, pois são documentos com um nível enorme de detalhamento.

Deve-se informar tudo sobre os ambientes com exposição a agentes nocivos, tipos de risco, exames médicos admissionais, demissionais, periódicos, de retorno, uso de EPI’s, dentre outros dados. E claro, todas as informações devem ser revisadas e os erros corrigidos antes que o eSocial entre em vigor.

O que a Especialista percebe na prática, principalmente entre pequenas empresas e órgãos públicos, é que alguns laudos de SST não são feitos, como o Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT).
Inclusive, é preciso fazer PPRA para os contratados via CLT, de acordo com a legislação, ressalta.

5) IRRF e Declaração de Encargos de Família

As Declarações de Encargos de Família para fins de Imposto de Renda também devem ser revisadas, afirma Zenaide Carvalho.

Isso porque, na IN RFB Nº 1500-2014, que trata do imposto de renda de pessoas físicas, é citado que quando o colaborador tiver cônjuge e houver dependentes em comum, ambos deverão assinar a Declaração de Encargos de Família, pois nenhum indivíduo pode ser dependente de duas pessoas.

Para facilitar o envio do evento, ao enviar a declaração para o colaborador, Zenaide sugere que seja apresentada a legislação e a Tabela de Dependentes constante no eSocial, já que esta permite a classificação correta do tipo de dependente de acordo com a legislação do Imposto de Renda.

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