Coronavírus: 4 dicas de etiqueta para conduzir reuniões no home office

O home office se tornou uma realidade para boa parte dos trabalhadores mundiais, por conta da pandemia do novo coronavírus. Muitos nunca tinham trabalhado de casa e precisaram se adaptar de uma hora para outra, seja no mobiliário, postura, demandas e também na condução de reuniões por vídeo.

"Em tempos de crise, a oratória se torna ainda mais necessária. Videoconferências ainda não são algo familiar para as pessoas. Se você não souber comandar sua reunião, seu cliente pode achar que você não está apto e isso pode resultar no cancelamento do serviço. É preciso ter segurança e coesão e ser persuasivo", afirma Luis Câmara, fundador da franquia de oratória Vox2you.

Abaixo, o especialista lista algumas dicas de etiqueta para as reuniões durante o home office:

1 - Fale naturalmente
O primeiro passo é enxergar o smartphone ou computador utilizado para as transmissões como um amigo. Será difícil soar natural se eles forem vistos apenas como máquinas, pois serão justamente a janela que permitirá ter acesso ao outro. "É imprescindível que a postura corporal seja mantida. Esse tipo de comportamento mantém a voz regular, transmitindo entusiasmo, empenho e mantém o cliente engajado", afirma.

O especialista ainda lista alguns tipos de vozes e quando a comunicação de cada uma pode ser eficiente:

Voz de ouro: de entonação forte e com paixão, é utilizada para convencimento e persuasão de alguém;
Voz de prata: calma, didática e professoral, usada com o objetivo de ministrar uma palestra;
Voz de bronze: tem a proposta de representar um personagem dramático;
Voz de veludo: "a voz da alma", usada para expressar humildade, cumplicidade e sentimentos.

2 - Escute e anote
Câmara recomenda manter sempre uma escuta ativa, prestar atenção em tudo que é dito, anotar observações importantes e as acrescentar no final. Ele ainda diz que é uma boa prática fazer as reuniões pelas plataformas com compartilhamento de tela. Dessa forma, todos têm acesso ao mesmo conteúdo.

Câmara adverte, no entanto, que ser linear demais nem sempre é algo bom. "Aplique nuances em seu discurso. Podemos também pensar em alternar a voz em pelo menos três aspectos: ritmo – rápido ou devagar –, volume e o tom usado, que pode ser grave ou agudo. Com o tempo, a modulação da voz ocorre intuitivamente. Busque treiná-la de acordo com o seu objetivo”, diz.

3 - Evite exageros
O planejamento deve sempre estar à mão. Para manter a atenção da pessoa durante as videoconferências e facilitar a compreensão, o especialista recomenda sempre aplicar analogias simples. Assim, o cliente terá entendimento visual sobre o que está sendo dito. A dica é criar um repertório dos conceitos que são necessários explicar na reunião, seja da empresa, das estratégias ou do produto.

Câmara recomenda, ainda, treinar a gesticulação do maxilar. Caso haja problemas na conexão e o áudio falhe, fica fácil para que os espectadores entendam a "linguagem labial". "Mas fique atento aos exageros para manter a naturalidade", diz.

4 - Fique atento à linguagem corporal
A linguagem corporal pode mudar o que as outras pessoas pensam do interlocutor. "Durante as reuniões por videoconferência, é necessário lembrar que a persuasão não está presente apenas na fala, mas também no olhar e nos gestos." De acordo com Câmara, ao se comunicar, o corpo dá sinais e pistas dos reais desejos e sentimentos diante de determinada situação.

"Por exemplo, se seu cliente está com os lábios arqueados para cima, a probabilidade é que ele esteja alegre e satisfeito. Caso aconteça o contrário, as chances são de que ele esteja insatisfeito com o que está sendo apresentado. Ou então, quando alguém balança muito a cabeça enquanto fala, isso significa que está preocupada com a sua opinião sobre ela", explica. Ou seja, entender as mensagens do que não é dito pode ser fundamental para conduzir uma reunião de negócios à distância com sucesso.