O caminho para um projeto bem-sucedido

Como imortalizou Paulinho da Viola, “não sou eu quem me navega, quem me navega é o mar”. Embora o verso encante quem ouça, seguir a premissa do sambista é uma tremenda enrascada para quem vive no mundo dos negócios.

Para que um projeto corporativo seja bem-sucedido, é preciso planejamento com metas, processos, prazos e pessoas bem definidos. Se o empreendedor não saber onde está e para onde vai, aí fica difícil acertar.

Uma alternativa é a ferramenta de gestão Roadmap. A tradução do termo já entrega o que ele propõe: um roteiro, como se fosse um mapa visual e descritivo do caminho que a empresa precisa cumprir para um projeto andar nos eixos e atingir seus objetivos.

A estrutura do Roadmap é semelhante a uma linha do tempo, dividida por cada etapa do projeto, com descrição da tarefa a ser feita, o profissional responsável e o prazo. A ideia é alinhar todos os envolvidos em torno das mesmas metas, que devem respeitar uma sequência.

A técnica é utilizada em diferentes áreas de negócios, independentemente do setor de atuação da empresa. O foco do Roadmap é evitar perda de tempo e confusão de prazos e responsabilidades.

A metodologia pode ser usada na criação de uma empresa, no lançamento de um produto ou no aprimoramento de um processo, entre outras iniciativas.

Por exemplo, uma loja que está desenvolvendo um novo canal de vendas online pode discriminar no Roadmap os profissionais de cada área que participam do projeto, como marketing, user experience e TI.

Entre as tarefas que precisam ser cumpridas, podem constar fotografar imagens dos produtos, criação de anúncios no Facebook, configuração de chat de atendimento e análise de dados de trafego do e-commerce. As melhorias podem contemplar a melhora do desempenho do site e criação de um aplicativo da marca. Veja o exemplo completo na imagem abaixo:

PRIORIZAÇÃO

O Roadmap deve orientar o empreendedor sobre quais passos ele precisa fazer para materializar uma ideia. Para isso, três perguntas precisam ser feitas:

• Onde estou?
• Onde quero chegar?
• Como chegarei?

Nesse aspecto, o Roadmap é similar a um plano de ação. Além de harmonizar uma sequência de atividades, serve para priorizar as ideias que podem agregar maior valor ao negócio.

E como saber quais são as melhores ideias?

Aqui cabe um pouquinho de conceitos de design thinking. Antes de investir tempo e dinheiro para tirar uma ideia do papel, é necessário valida-la com os potenciais clientes. Então, faça pesquisas e converse com eles.

Numa pequena loja, o próprio gerente pode apresentar a ideia para os clientes habituais e perguntar como a empresa pode sanar suas necessidades –essas dicas podem retroalimentar a ideia original. Todas as possíveis ideias devem ser debatidas num brainstorm entre gestores. Caso surjam dúvidas, volte a perguntar para o cliente.

Na fase de priorização, duas metodologias podem ajudar a calibrar a mira. A primeira é comparar o valor daquele projeto para o cliente e o custo do mesmo para a empresa. É mais assertivo levar para frente o projeto que equilibra, dentro das possibilidades, menor custo e maior valor agregado.

Segunda metodologia é a Análise de Kano, criada pelo professor e consultor em gestão japonês Noriaki Kano. Aqui, o empreendedor precisa elencar os projetos de acordo com a necessidades e expectativas dos clientes.

Assim, é possível classificar as funcionalidades do projeto em três categorias: itens obrigatórios (a necessidade básica do cliente, que provavelmente a concorrência também oferece); itens desejáveis (o que o cliente quer, mas nem sempre espera da empresa) e os itens de encantamento (o que o cliente não tem noção, mas ficará extremamente feliz se obtiver).

Feitas essas análises, entra a fase de desenhar o Roadmap. É necessário contrapor os objetivos da empresa, as expectativas dos clientes e o orçamento do projeto. A viabilidade técnica também entra em cena –pois de nada adiantará um projeto ótimo se não houver tecnologia ou gente capacitada para tocá-lo.

Feito isso, é possível organizar as tarefas, prazos e responsáveis. A disposição da linha do tempo não é imutável. Ao contrário, o Roadmap pode sofrer alterações de acordo com relatos dos consumidores, identificação de falhas e acessibilidade a novas tecnologias.

POR ONDE COMEÇAR

Há no mercado diversas ferramentas online de criação e gerenciamento de Roadmaps –muitas delas com versões gratuitas.

As funcionalidades mais comuns são compartilhamento com diferentes usuários, inclusão de comentários e arquivos às tarefas, contagem de tempo gasto em cada etapa e integração com outras aplicações online, como o Slack, um tipo de Whatsapp corporativo.

Na lista de ferramentas de Roadmap populares consta Youtrack, Wrike, MeisterTask e Mingle.

No final do ano passado, a Microsoft disponibilizou um programa para criação de Roadmaps, que agora faz parte do pacote Office do Windows. A funcionalidade está sendo disponibilizada de acordo com novas atualizações do sistema operacional.