Como gerenciar processos financeiros com clientes e fornecedores?

Muito se ouve falar em sistemas para Gerenciamento Financeiro, que visam a atender demandas das áreas de Contas a Pagar, Contas a Receber e Tesouraria das empresas. Estes sistemas facilitam os processos financeiros, principalmente quando a empresa trabalha com diferentes instituições financeiras, visto que as transações ficam centralizadas em uma única solução. Além disso, algumas destas soluções permitem a automatização da troca de documentos com os bancos (remessas e retornos), eliminando o trabalho manual.

Mas e quando falamos, por exemplo, de uma área de atendimento, que precisa esclarecer informações para seus clientes e fornecedores quanto à negociação de vencimento de títulos, baixas, previsões de pagamento? Cada vez que um cliente liga, deve haver uma pessoa dedicada para este tipo de atividade ou um recurso da área financeira terá que parar suas atividades para esclarecer as dúvidas do parceiro. Muitas vezes, o acesso a esse tipo de informação é restrito a um respectivo perfil de usuário, em uma determinada funcionalidade do ERP, que a equipe de atendimento não consegue acessar. Dessa forma, a resposta ao parceiro não é imediata, o que acaba gerando um descontentamento em relação ao atendimento. Em dias de pico, pode tornar-se humanamente impossível atender a todas as ligações. Além disso, este tipo de atividade consome um bom tempo dos colaboradores, que poderiam estar efetivamente executando atividades que agregassem maior valor à empresa.

Podemos citar também uma área de cobrança: muitas empresas convivem com dificuldades para esclarecer dúvidas dos clientes por meio do call center. Demoram em gerar segunda via de boletos – e com isso precisam adiar o vencimento –, além de perderem tempo acessando vários portais bancários para consulta e movimentação de dados. Falando ainda em pagamentos, os fornecedores também não têm previsibilidade se o cliente recebeu os títulos emitidos, se há alguma previsão de pagamento ou, até mesmo, se já foi quitado. É neste ponto que entra o tema Colaboração, integrando processos, pessoas e tecnologia.

Por meio de processos colaborativos, além de compartilhar, em uma interface WEB, as mesmas informações entre diversas áreas dentro da empresa, estas também dão visibilidade para sua malha de parceiros, repassando inclusive a responsabilidade sobre algumas atividades, como a questão da geração da segunda via do boleto, ou ainda, uma postergação de vencimento, já sendo calculado o valor dos juros a serem pagos. Cases como o da empresa Mexichem do Brasil apresentam redução em até 50% no tempo de atendimento a clientes e fornecedores para esclarecimento de dúvidas sobre contas a pagar e a receber, com a implantação de uma solução colaborativa no processo financeiro.

Ao realizar um processo financeiro colaborativo, a comunicação com os parceiros segue de forma padronizada, o que eleva a qualidade e velocidade dos processos, além de poupar tempo e aumentar a capacidade de resposta aos parceiros de negócio. O nível de serviço é melhorado consideravelmente, a possibilidade de inadimplência dos clientes é reduzida e o custo operacional diminui. A flexibilidade dos acessos, a qualquer hora e em qualquer lugar, dá mais segurança e melhora significativamente a rotina financeira das empresas. A transparência na troca de informações é um dos principais pilares na colaboração.

Além disso, ao contratar sistemas para o gerenciamento financeiro, é importante se atentar a alguns pontos:

· Investimento em infraestrutura: verificar se a solução será SaaS ou se a empresa precisará fazer algum tipo de investimento em infraestrutura (compra de hardware, além de equipe para suportar essa solução). Também verificar qual o nível de serviço oferecido.

· Segurança da Informação: garantir que a empresa contratada possua certificações que atestem a segurança dos dados trafegados, como a certificação SAS 70 ou ISAE3402.

· Integração com instituições financeiras: validar se o software contratado possui integração automatizada com as instituições financeiras ou se a empresa precisará continuar buscando manualmente as informações para alimentar a solução contratada. Neste caso, também é importante garantir que a solução atenda os formatos dos mais diversos bancos, sem que a empresa precise realizar adequações a cada novo banco ou processo que queira implementar.

· Suporte aos clientes e fornecedores: assegurar de que a empresa contratada atenderá a malha de clientes e fornecedores, 24 horas por dia, sete dias por semana.

· Visão colaborativa: a solução contratada deverá dar visibilidade dos processos financeiros também para seus parceiros de negócio e permitir que alguns serviços sejam executados diretamente por seus parceiros, desonerando o trabalho operacional da área financeira. Dar preferência a empresas que permitam ampliar o projeto de colaboração também para outras áreas de negócio tais como compras, vendas & marketing e fiscal, sincronizando os demais elos da cadeia de suprimentos.
Os processos financeiros têm muito a ganhar quando permitem uma visão colaborativa e incentivam o autosserviço.