7 dicas para reduzir gastos e despesas sem prejudicar a produtividade da empresa

 A redução de gastos pode representar a sobrevivência e o sucesso de uma companhia por muito mais tempo. Mas não basta apenas trocar fornecedores e/ou demitir funcionários para ajustar as finanças, é preciso colocar em prática mais ações que auxiliam a economia e reduzem os valores gastos.

Pensando nisso, a JValério, associada à Fundação Dom Cabral, preparou um guia com 7 orientações sobre finanças, elaborado pelo professor da Fundação Dom Cabral, Marcelo Valério. Com mais de 20 anos de experiência como executivo de finanças em empresas de médio e grande porte, Marcelo ensina o caminho para o sucesso na redução.

O guia se resume em 7 aspectos principais, são eles: Enquadramento correto do CNPJ; Os fornecedores; A responsabilidade do Administrador; As tecnologias; Os processos interno; O ambiente de trabalho; e as Demissões.

Acertando as contas com o Governo

Uma situação bem corriqueira apontada por Marcelo Valério é quando uma empresa está enquadrada em um tipo de regime inadequado e, com isso, os valores de impostos para o governo estariam fora da realidade. “Ocorre principalmente nas pequenas e médias empresas, que costumam alocar as despesas com a folha que no Simples tem um custo menor, mas estão gerando um passivo perante o Governo”.

Para ajustar este quadro antes que seja tarde, Marcelo explica que as empresas devem fazer a conta de quanto esta "economia da folha" representa e quanto é o tamanho do risco perante o fisco. “Muitas vezes, o ônus é maior que o bônus”.

As parcerias e fornecedores

A questão dos fornecedores é bem interessante, pois muitas vezes um preço mais baixo pode representar uma economia momentânea. Para Marcelo, o importante é avaliar a qualidade do produto ou do serviço ofertado para não influenciar na conta final.

“Esta questão varia muito conforme o segmento da empresa. Na indústria tem um peso relevante que são os insumos, portanto ela deve ter fornecedores com o menor preço e maior prazo. Quanto à qualidade de produtos ou serviços, isso vai depender da eficiência operacional da empresa e a sua estrutura”.

A responsabilidade do administrador

Qual é o tamanho da responsabilidade de um administrador sobre a conscientização dos funcionários para reduções pontuais? Para Marcelo Valério, é enorme. O professor da Fundação Dom Cabral explica que os funcionários são protagonistas da redução de custos e, para isto, o empresário precisa conscientizá-los, qualificá-los e sensibilizá-los. “É preciso mostrar exemplos e fazer com que cada um enxergue como pode contribuir, além de definir metas e premiar a equipe quando elas forem atingidas”.

O uso da modernidade

A tecnologia é uma aliada para redução de custos com programas para optimização de tempo de funcionários, a utilização do recurso do ponto eletrônico ou mesmo através de sistemas que economizam energia, mas Marcelo acredita que apenas ter esta tecnologia ao lado da empresa não basta. “É preciso saber usar a seu favor essa ferramentas. Acho que esta é a maior dificuldade das empresas de médio porte: ter muita informação mas não saber utilizar nem 10% de toda esta tecnologia” aponta o especialista.

Os processos internos

Folha de pagamento é uma questão que interessa em todas as empresas e Marcelo Valério explica que ela precisa estar bem enxuta, sem erros ou gastos desnecessários. “É preciso mensurar a relação faturamento x folha x funcionários e também ebitda x folha x funcionários. Desta forma, a empresa pode equalizar o seu quadro de colaboradores e rever os processos” explana Marcelo.

Vale lembrar que ebitda significa Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, ou Lucros Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização.

O ambiente de trabalho

“Funcionários felizes são mais ‘rentáveis’ e tem custo trabalhista menor, mas são poucas as empresas que fazem este trabalho, geralmente as de grande porte fazem. Infelizmente nem todos os empresários fazem este trabalho. Eles sabem do problema mas não sabem como resolver.” Marcelo Valério percebe alguns fatores que ainda estão sendo observados nas empresas mas não estão recebendo a devida atenção, como funcionários desmotivados por questão de segurança de trabalho, de práticas de gestão ruim ou até por falta de remuneração justa, só para citar alguns exemplos.

As demissões

Marcelo Valério acredita que demitir funcionários nem sempre significa cortar custos e que contratar mais empregados não significa ter mais gastos. O professor da Fundação Dom Cabral orienta que, antes de fazer qualquer ação neste sentido, o empresário precisa fazer algumas contas.

“Ele precisa saber qual o custo da rescisão, mais passivo trabalhista ou quais seriam os gastos com a contratação e treinamento de novos colaboradores. Acho que antes de qualquer movimento neste sentido, a empresa precisa fazer o mapeamento dos seus processos”.