5 dicas para a conformidade fiscal na Black Friday

A Black Friday é um dos períodos de maior movimentação financeira do calendário de compras e troca de presentes. Segundo a Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (Abcomm), a estimativa é que o comércio eletrônico deve faturar R$ 2,87 bilhões com a Black Friday em 2018, registrando um crescimento de 16% na comparação com ano anterior. A expectativa da entidade é de que os sites de varejo recebam mais de 8,8 milhões de pedidos. Com esse cenário, os lojistas já se preparam para deixar seus estoques abastecidos para dar conta de um ritmo agressivo das vendas. Mas será que é esse o único ponto de atenção dos varejistas para esse período? Certamente que não e vamos descobrir qual é o outro gargalo no segmento.

A preocupação com infraestrutura para não ser surpreendido com alto fluxo de pedidos é uma dor de cabeça tanto para o e-commerce, como para as lojas físicas. Mas tem um ponto de atenção que muitos empresários deveriam se atentar: as questões fiscais. Com o aumento das vendas, muitos lojistas enfrentam dificuldades para gerenciar a documentação fiscal, o que gera um sinal de alerta para área tributária das empresas.

Quem não estiver com a documentação fiscal em dia na Black Friday, corre um grande risco de ser autuado pelo Fisco e ter prejuízos financeiros. Alguns exemplos de penalidades: 5% do valor da operação é a multa para a falta de escrituração de notas fiscais de saída não tributadas; 20% para pagamento do imposto em operação posterior, e 10% para falta de escrituração. Mas colocar a casa em ordem não é uma tarefa fácil. Somos um dos países com a legislação mais complexa do mundo, com um sistema que possui mais de 200 mil normas fiscais em vigência, sendo 30 novas regras por dia, novas ou alteradas, segundo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). Diante desse quadro caótico, é importante seguir algumas dicas para evitar a vulnerabilidade durante o período:

1) Conhecer a classificação fiscal de cada uma das mercadorias

Em regra, todo e qualquer produto ou serviço deveria ser tributado no Brasil, exceto àqueles sujeitos a imunidades e isenções, que são minoria. Conhecer e saber utilizar a classificação fiscal de mercadorias é uma obrigação de todos, indústrias, comércio, importadores e exportadores do país. Caso seja feita uma classificação incorreta, ou contenha ausência de informações sobre o produto, essas ações poderão incorrer em penalidades estabelecidas pelo Fisco ou aumento da tributação.

2) Ter um sistema fiscal devidamente parametrizável

É impossível garantir a conformidade fiscal durante a Black Friday, que caracteriza-se pelo crescimento do volume de vendas e, por consequência, impacta diretamente as obrigações fiscais, sem ter um sistema que viabilize todas essas operações comerciais. Considerando que cada Estado da Federação tem uma legislação própria, muitas vezes os ERPs não possuem inteligência tributária suficiente para dar conta da complexidade de tais legislações. Então, é necessário ter um mecanismo de cálculo dinâmico que atenda a essas especificidades legais. Essencialmente, deve-se contar com uma boa solução de gestão, que seja responsável pela apuração, monitoramento e acompanhamento das emissões das notas e sua decorrente apuração. O maior benefício aqui é ter visibilidade de todo o processo.

Soluções Cloud são muito recomendadas para esses casos. Se tiver algum problema na emissão de notas fiscais, a análise deste por parte do provedor da solução é muito mais rápida e assertiva. A dica é deixar o setor organizado e preparado para picos previstos, como este, mas também para aqueles imprevistos.

3) Possuir um repositório de regras tributárias com o devido monitoramento legal

Esse mecanismo de cálculo deve ser munido de regras tributárias que, ao invés de serem levantadas, cadastradas e mantidas pelos analistas fiscais, são garantidas por um provedor que garanta um processo automático e atualizado.

4) Contar com profissionais altamente treinados em legislação e solução fiscal

Não basta ter uma solução inteligente. É necessário que os usuários sejam muito bem treinados para o manuseio do sistema e, principalmente, na interpretação e aplicação da legislação fiscal, pois no caso de imprevistos ou divergências, o profissional deve estar preparado para fazer as correções necessárias.

5) Cuidado com a Tax Friday

Por conta da Black Friday, novembro é considerado o mês dos descontos. Mas de acordo com o IBPT, o incidente de tributos sobre os principais produtos adquiridos nos dois dias de promoções, comprova que não é bem assim. Entre os itens mais procurados estão os eletroeletrônicos e os eletrodomésticos. E quem pretende aproveitar a data para presentear alguém com smartphone, não deve pagar menos do que 68% de encargos, segundo dados IBPT.

Nesse cenário, é natural que os empresários estejam ansiosos pelas vendas de itens que tradicionalmente são mais custosos – já que constam os tributos embutidos no preço final do produto. Mas é justamente por isso que a atenção sobre o controle da documentação fiscal deve ser redobrada. Consegue imaginar o tamanho do prejuízo para um varejista que perder as vendas de um lote de televisores, por exemplo, por inconsistência na emissão das notas?

Para ter um controle maior, é necessário também conferir as notas fiscais antes do produto chegar no estoque e certificar se a tributação atribuída pela empresa vendedora está correta. Essas medidas, além de evitar devoluções, também vão reduzir os problemas de atraso na entrega.

Leonel Siqueira, Gerente Tributário da Synchro